Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on samalla rekisteriseloste (Tietosuojalaki 1050/2018).

Rekisterinpitäjä

Edistysmielisen tutkimuksen yhdistys ry (jatkossa “E2 Tutkimus”),
Y-tunnus: 2058184-2
Kalevankatu 4, 3. krs., 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karina Jutila puh. 050 5515 36 karina.jutila(at)e2.fi.

Rekisterin nimi

• Sidosryhmä- ja tiedotusrekisteri
• Tutkimusrekisteri
• Työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

E2 Tutkimus käsittelee tietoaineistoja eri tavoin yhteiskuntaa palvelevan tutkimuksen toteuttamiseksi. Olemme itsenäinen, riippumaton ja monitieteinen tutkimuslaitos, joka tekee tutkimusta, tarjoaa asiantuntijapalveluja sekä tukee tiedolla yhteiskunnan eri toimijoita.

Tarkoituksena on tiedottaa ja kertoa E2 Tutkimuksen toiminnasta, esittää kutsuja tapahtumiin ja mahdollisesti muut E2 Tutkimuksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esimerkiksi työpaikan tarjoaminen). Käsittelemme tietoja yksinomaan tutkimustarkoituksessa, tutkimuksen ylläpitämiseksi ja siitä tiedottamiseksi eri muodoin.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Suomen tietosuojaa koskevaa sääntelyä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6. artiklan seuraavat alakohdat:

1. a) olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

2. b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;

3. f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.

Viestintä

Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme ja sidosryhmiemme yhteystietoja, kuten nimiä, organisaatiota ja sähköpostiosoitteita, jotta voimme parhaalla mahdollisella tavalla toteuttaa perustehtäväämme, eli palvella suomalaista yhteiskuntaa tiedolla. Voimme olla yhteydessä vanhoihin yhteistyökumppaneihimme tai lähestyä meille uusia organisaatioita vaikkapa uuden tutkimusidean tiimoilta. Voimme myös lähettää sidosryhmillemme kutsuja tilaisuuksiimme tai tiedottaa tuoreista tutkimustuloksista.

Tutkimus

Käsittelemme erilaisia henkilötietoja eri tutkimushankkeiden ja asiantuntijatöiden yhteydessä. Yleisimmin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on erilaisten kyselyiden lähettäminen tutkimukseen osallistuville henkilöille, tutkimushaastatteluiden sopiminen tai esimerkiksi havainnoivan seurantatutkimuksen ajankohdan sopiminen.

Yhteydenpidon lisäksi henkilötietoja kerätään osaksi tutkimusaineistoa. Tutkimustieto anonymisoidaan tai pseudonymisoidaan, eikä henkilötietoja käsitellä tunnistustarkoituksessa.

Jokainen tutkimushanke kertoo yksityiskohtaisesti henkilötietojen käsittelystä tutkittaville henkilöille kirjallisesti. Mikäli tutkimuksen toteuttaminen edellyttää henkilötietojen keräämistä, niiden peruste on tutkittavan suostumus.

Rekrytointi

Henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyviin toimenpiteisiin ja työnhakijarekisterin ylläpitämiseen. Kirjaamme rekisteriin työnhakijoiden tietoja, jotta voimme hoitaa rekrytointiprosessin läpi aina työhaastatteluista työsopimuksen kirjaamiseen saakka. Lisäksi pidämme rekisterissä henkilötietoja, joita saamme avointen hakemusten yhteydessä ja joiden säilyttämiseen olemme saaneet hakemuksen lähettäjän suostumuksen myöhempiä rekrytointitarpeita varten.

Näitä tietoja käsittelemme

Viestintä

Käytössämme on sidosryhmä- ja tiedostusrekisteri, jonka tarkoituksena on tukea E2 Tutkimuksen sidosryhmien tiedottamista tutkimuslaitoksen toiminnasta.

Tiedottamisessa käytetään uutiskirjepalvelua (Lianamailer), sähköpostia (Outlook), Webropol- kyselyalustaa, Epressi-tiedotejärjestelmää, E2 Tutkimuksen verkkosivuja sekä erilaisia sosiaalisen median kanavia (X, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn).

Rekisterissämme voi olla seuraavia tiedottamis- ja yhteydenpitokäyttöön sekä tilaisuuksiin osallistumista varten kerättyjä henkilötietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• ammattinimike
• muita työnantajan julkisia tietoja
• tieto osallistumisesta E2 Tutkimuksen tilaisuksiin tai tapahtumiin
• tieto rekisteröidylle kohdistetusta viestinnästä ja siihen reagoinnista, kuten tapahtumakutsut
• tieto rekisteröidyn erityistarpeista tai erityisruokavalioista liittyen tapahtumiin.

Evästekäytännöt

E2 Tutkimuksen verkkosivut käyttävät evästeitä (Google Analytics 4), jotta voimme varmistaa parhaan mahdollisen käyttökokemuksen verkkosivuillamme. Evästeiden avulla keräämme tilastotietoa sivukäynneistä parantaaksemme sivustomme toimivuutta ja sisältöä. Emme koskaan kerää evästeitä yksilönsuojaa rikkovalla tavalla. Keräämme verkkosivuilta seuraavaa tietoa:

• käyntien määrät
• kävijäliikenteen jakautuminen Suomen ja ulkomaiden välillä
• sisääntulotavat
• vierailun ajankohdat ja sivustolla käytetty aika
• IP-osoite
• verkkoselain ja käyttöjärjestelmä.

Tutkimus

Tutkimusrekisteri on E2 Tutkimuksen keräämä ja ylläpitämä henkilörekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja kerätään ja käsitellään tutkimustarkoituksiin eli tiedon keruuta, analysointia ja raportointia varten.

Tutkimus suoritetaan yleisimmin haastattelu- ja kyselytutkimusten avulla. Tutkimushaastattelut voidaan nauhoittaa tai videoida haastateltavan suostumuksella. Nauhoittamiseen ja videointiin pyydetään lupa etukäteen. Tutkimukseen osallistuminen on aina vapaaehtoista.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä esimerkiksi seuraavia tutkittavien henkilötietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• ikä; syntymävuosi
• sukupuoli
• asuinpaikka
• koulutukseen liittyviä tietoja
• elinvaiheeseen ja talouteen liittyviä tietoja
• työssäkäyntiin liittyviä tietoja
• muut vastaajan tarjoamat tiedot.

Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista, eikä tutkimuksessa kerätä tietoja tunnistamistarkoituksessa. Henkilön tunnistaminen saattaa olla mahdollista, vaikkakaan ei todennäköistä, esimerkiksi rekisteröidyn antamilla lisätiedoilla. Rekisterinpitäjä ei pysty suoraan tunnistamaan hallussaan olevilla tiedoilla rekisteröityjä tutkimusaineistosta.

Tutkimushankkeen vastuututkija käy aineiston läpi ja varmistaa, ettei se pidä sisällään henkilötietoja. Mikäli aineisto pitää sisällään henkilötietoja, ne poistetaan ennen kuin tutkijaryhmän muut jäsenet saavat aineiston käsiteltäväksi.

Tutkimustuloksista raportoidaan aina niin, ettei yksittäisiä vastaajia voida tunnistaa vastauksista.

Rekrytointi

Henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyviin toimenpiteisiin ja työnhakijarekisterin ylläpitämiseen. Näitä ovat esimerkiksi rekisteröityjen tietojen ylläpito, rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito, työhaastattelujen sopiminen ja toteutus, työsuhteen luomiseen tarvittavien tietojen käsittely sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten työntekijöiden valintaan liittyvien velvoitteiden toteutumisen mahdollistaminen.

Työnhakijarekisteriin tallennetaan rekrytointiprosessiin osallistuneiden henkilötiedot. Lisäksi rekisteriin tallennetaan niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka ovat lähettäneet avoimen työhakemuksen E2 Tutkimukselle. Nämä tiedot säilytetään tulevaisuudessa avautuvien työtehtävien varalta, jolloin rekisteröity voidaan ottaa huomioon rekrytointiprosessissa. Rekisteröityjen tietoja säilytetään 24 kuukautta heidän suostumuksellaan.

Työnhakijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• työnhakijan nimi ja yhteystiedot
• työhakemus ja siihen liittyvät tiedot, kuten koulutus- ja työkokemustiedot
• työhakemuksen ohessa luovutetut tiedot, kuten ansioluettelo, kuva, videohakemus tai muut liitteet
• työhakemuksen yhteydessä annettujen suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
• haetun työtehtävän tiedot, kuten työsuhteen kesto, työsopimus ja sen sisältämät ehdot
• rekrytoinnin etenemiseen ja työnhakuprosessiin liittyvät tiedot.

Mistä keräämme henkilötiedot?

Sidosryhmä- ja tiedotusrekisterin henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi yhteistyön, tapahtumien, uutiskirjetilauksen tai verkkosivujen kautta tapahtuvan lähetyslistalle liittymisen yhteydessä.

E2 Tutkimus käyttää myös julkisesti saatavilla olevia tietolähteitä, kuten yritysten tai virastojen kotisivuja kohdentaakseen tietoa toiminnastaan, julkaisuistaan ja esittääkseen kutsuja tapahtumiin. Tiedotusmateriaalin lähettämisen yhteydessä E2 Tutkimus tarjoaa aina tilaisuuden poistaa tiedot rekisteristä.

Tutkimusrekisterissä olevat tiedot on saatu tutkimukseen osallistuvilta henkilöiltä itseltään. Samoin työnhakijarekisterin tiedot ovat hakijoiden itsensä toimittamia.

E2 Tutkimuksen verkkosivut käyttävät evästeitä. Verkkosivujen käyttäjä voi käyttää sivuja myös ilman evästeitä.

Henkilötietojen vastaanottajat, tietojen siirrot ja luovutukset

Henkilörekistereiden tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti. Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella. Ensisijaisesti tämä tapahtuu Euroopan komission antaman päätöksen perusteella henkilötietojen suojan riittävyydestä.

Emme anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille, paitsi siltä osin kuin seuraavassa mainitaan.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille eli niin kutsutuille kolmansille osapuolille. Tällaisia tietojen luovutuksia voidaan tehdä esimerkiksi tiedotus- ja kyselypalveluiden tarjoajille, jotka tuottavat teknisesti E2 Tutkimuksen uutiskirjejakelua, kutsujakeluja sekä tiedotejakelua.

Jaamme tarvittaessa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa yhdessä toteutamme projekteja, kuten tapahtumia. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi ruoka-aineallergiat. Voimme jakaa tapahtumiimme osallistuvien henkilötietoja harkintamme mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi sidosryhmille järjestetty tapahtuma). Emme jaa osallistujista tietoja sosiaalisessa mediassa ilman osallistujan erillistä suostumusta (esim. paneelipuhujat).

Tutkimushankkeessa kerättyä ja nauhoitettua haastatteluaineistoa voidaan siirtää tutkimusryhmän ulkopuoliselle litterointipalveluja tarjoavalle alihankkijalle tai palveluntarjoajalle (esimerkiksi litterointipalveluja tarjoava yritys), joka muuntaa ääninauhoitteet tekstimuotoiseksi analysoitavaksi aineistoksi.

Anonymisoitua tutkimustietoa voidaan antaa esimerkiksi Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston käyttöön jatkotutkimuksia varten. Yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa anonymisoidusta tutkimusaineistosta.

Kumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja perusteellista tietoturvaa. Emme salli kolmansien osapuolten käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin sovittujen palvelujen tuottamiseen tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä tehdään sopimus kolmansien osapuolten kanssa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavia henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia tietosuojalainsäädännön puitteissa:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus tietojen poistamiseen
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• vastustamisoikeus
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• niiltä osin, kun käsittely perustuu suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tiedot voidaan tarkistaa, korjata tai poistaa sidosryhmä- ja tiedotusrekisteristä sekä työnhakijarekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä. Pyyntö tietojen poistosta tulee lähettää osoitteeseen e2(at)e2.fi.

Rekisteröidyn oikeudet tutkimustarkoituksissa

Lähtökohtaisesti henkilötietosi voidaan tarkistaa, korjata tai poistaa tutkimuksesta milloin tahansa. Tutkimukseen osallistujilla on oikeus perua osallistumisensa tutkimukseen milloin tahansa.

Joissain kyselytutkimuksissa henkilötietosi on voitu peruuttamattomasti anonymisoida tai kerätä lähtökohtaisesti anonyymisti, minkä jälkeen emme voi poistaa vastauksiasi aineistosta, koska niiden tunnistaminen tai yksilöiminen ei ole mahdollista. Tällainen tilanne voi tapahtua, kun käsittelemme henkilötietojasi, kuten ikää ja sukupuolta tai asuinpaikkakuntaasi, mutta emme vielä näiden perusteella kykene tunnistamaan sinua tutkimusaineistosta emmekä poistamaan vastauksiasi aineistosta.

Näin suojaamme tietosi 

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojan varmistamiseksi.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Tutkimusaineistoa käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tutkittavan tietoja voidaan käsitellä myös muilla tavoin, mutta se edellyttää erillistä suostumusta. 

Henkilötietojen säilytysaika

Sidosryhmä- ja tiedostusrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tutkimusaineistot tallennetaan ja arkistoidaan ilman tunnistetietoja E2 Tutkimuksen sähköiseen tietoarkistoon, jotta niitä voidaan hyödyntää myös mahdollisissa jatkotutkimuksissa. Niiden suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti ja pääsyä aineistoihin rajoitetaan.

Tutkimusaineiston keräämistä varten toimitetut henkilötiedot, kuten yhteystiedot, poistetaan välittömästi rekisteristä, kun niiden säilyttämiselle ole enää perustetta.

Työnhakijarekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta.

Lisätiedot

Mikäli sinulla herää kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä sähköpostitse e2(at)e2.fi.

Tarvittaessa voit tiedustella myös tietosuojasta Tietosuojavaltuutetun toimistosta: tietosuoja.fi/yhteystiedot.